Client Onboarding Portal

El encargo llegó de una editorial académica que necesitaba unificar el proceso de solicitud de ilustraciones para sus autores. Hasta ese momento, cada pedido se gestionaba por correo electrónico, con referencias dispersas y sin un registro claro de las versiones aprobadas. El objetivo era reducir la fricción entre el autor, el editor y el estudio de ilustración.

Se diseñó un flujo de incorporación en tres etapas: registro del proyecto, carga de documentación de referencia y validación del alcance antes de iniciar el trabajo. La primera etapa recoge los datos básicos del artículo o material docente, el tipo de pieza solicitada y la fecha límite de entrega. La segunda permite adjuntar extractos de la bibliografía, capturas de tablas o esquemas previos que sirvan de punto de partida. La tercera resume el encargo en una ficha clara, con el número estimado de figuras, el nivel de detalle y las normas de publicación aplicables.

La implementación se hizo con un formulario estructurado en pasos, de modo que el autor no tuviera que rellenar un único bloque largo. Cada paso valida la información antes de continuar, y al final se genera un resumen que puede revisarse antes de enviar. Desde el lado del estudio, el sistema agrupa los proyectos por estado y permite consultar el historial de cada encargo sin buscar en la bandeja de entrada.

El resultado fue un proceso más predecible tanto para los autores como para el equipo interno. Las solicitudes llegaron completas, con las referencias adjuntas y el alcance definido, lo que redujo las idas y venidas por correo. Para la editorial, el portal se convirtió en el punto de entrada estándar para cualquier nueva petición de ilustración, y el registro quedó disponible para auditorías y planificación de carga de trabajo.

• Formulario en tres pasos con validación de datos y resumen final.
• Carga de documentación de referencia: bibliografía, esquemas y capturas.
• Ficha de proyecto con alcance, nivel de detalle y normas de publicación.
• Panel de seguimiento por estado para el equipo del estudio.
• Historial completo de cada encargo, accesible para consultas posteriores.

La pieza central del portal es la ficha de proyecto, que evita malentendidos sobre el alcance del trabajo. En ella se especifica el tipo de ilustración, el formato de entrega, la resolución requerida y si se necesitan capas editables. Esta ficha se comparte con el autor antes de comenzar, de modo que ambas partes trabajan sobre el mismo documento de referencia.